Logiciel de caisse : pour qui ?

Depuis le 1er janvier 2018, la loi fait désormais obligation aux commerçants qui réalisent à titre principal ou accessoire des encaissements au comptoir de se doter d’un logiciel de caisse sécurisé et conforme aux normes. L’idée est de limiter les fraudes fiscales et de permettre à chacun un meilleur suivi de la comptabilité de l’entreprise. Quelles sont les catégories de personnes assujetties à cette obligation ? Quel type de matériel doivent-ils utiliser ? On vous explique tout. Focus !

Quelles sont les catégories de personnes devant tenir un logiciel de caisse ?

Il faut noter que l’obligation se rapporte à toutes les personnes morales à but lucratif assujetties au régime fiscal des impositions indirectes, notamment de la TVA. Quels que soient le secteur d’activité, la nature juridique ou la taille de l’entreprise, la tenue d’un logiciel de caisse est obligatoire dès lors que l’entreprise est soumise à la TVA. Les logiciels autorisés, disponibles sur apitic.com, permettent un meilleur suivi des opérations de caisse et de comptabilité en général.

À cette obligation peuvent cependant se soustraire :

·         les entreprises dont l’activité se limite exclusivement au B to B, c’est-à-dire à des opérations commerciales avec d’autres professionnels ;

·         les commerces qui réalisent uniquement des opérations exemptées de TVA ou sur des produits exonérés de la TVA ;

·         toute entreprise bénéficiant d’une franchise en base de TVA, en l’occurrence la catégorie des micro-entrepreneurs ;

·         les entreprises assujetties au remboursement forfaitaire de TVA agricole : le logiciel de caisse n’est pas une obligation ;

·         et celles qui font appel à des établissements de crédit en intermédiation directe dans la réalisation de l’intégralité de leurs paiements.

Outre les cas exceptionnels ci-dessus évoqués, il convient de retenir que la tenue d’un dispositif digital de caisse s’applique simplement aux commerces et e-commerces.

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Quels sont les systèmes de caisse concernés ?

Selon les autorités compétentes, tous les logiciels ou systèmes de caisse qui permettent d’enregistrer automatiquement les règlements de facture des clients doivent être rendus conforme à la loi. Le nouveau dispositif s’applique quel que soit le mode de règlement (chèques, espèces, virements, CB, prélèvements, etc.).

Le logiciel de caisse apparaît ici comme un système informatique disposant d’une fonctionnalité de caisse et consistant à mémoriser puis à enregistrer de façon extracomptable des paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services. La tenue d’un tel logiciel est par exemple obligatoire pour les commerces en général, en particulier pour les hôtels, cafés et restaurants, au même titre que les salons de coiffure et d’esthétique, etc.

Il s’agit donc d’une obligation générale pour toute entreprise personne physique ou morale qui accomplit régulièrement des actes de commerce.

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Quels sont les critères d’un bon logiciel de caisse ?

Un bon logiciel de caisse, c’est celui qui est :

·         inaltérable : c’est-à-dire que les données qu’il collecte doivent être conservées dans leur état originel sans qu’elles ne soient altérées. Les corrections, modifications ou annulations opérées sur chaque donnée doivent pouvoir être enregistrées et suivies. Autrement dit, les données collectées et traitées par le logiciel ne doivent pas être aussitôt écrasées ;

·         sécurisé : le logiciel doit, par un procédé fiable, sécuriser toutes les données afin que celles-ci puissent être reconstituées au besoin ;

·         conservable : toutes les clôtures de comptes effectuées au moyen du logiciel doivent pouvoir être conservées sur au moins 6 ans ;

·         archivable : le logiciel de caisse doit offrir un système de datation des données, de sorte que celles-ci puissent être efficacement suivies par l’administration fiscale et dans des formats appropriés.

Pour s’assurer que votre logiciel répond à ces critères, la certification LNE constitue le repère par excellence à suivre.