Afin d’apporter une sécurisation à l’organisation comptables d’une entreprise, la rédaction d’un manuel de procédures et d’organisation comptable, bien plus qu’une simple obligation, permet d’homogénéiser les travaux comptables au sein de la société. Ce genre de manuel contribue également à la maitrise des risques pour une gestion saine et efficace.
Quels sont les objectifs de procédures comptables ?
Avant tout, les procédures comptables sont mises en œuvre afin d’assurer la régularité, la sincérité et surtout la fidélité des opérations comptables. Qui plus est, elles mettent également l’accent sur l’organisation de l’entreprise en termes d’enregistrement des écritures comptables et bien évidemment en termes de contrôle des états financiers. Les procédures comptables permettent également de mieux gérer les risques, notamment la détection des éventuelles tentatives de corruption. En accélérant la clôture de l’exercice comptable, ces procédures garantissent la qualité d’information financière de l’entreprise. Il est dans ce cas indispensable de regrouper toutes les procédures comptables dans un guide ou dans un manuel connu sous l’appellation du manuel des procédures et d’organisation comptable.
Manuel des procédures et d’organisation comptable, de quoi parle-t-on ?
Le manuel de procédures comptable, on peut le définir comme étant un ensemble des règles et d’orientations permettant à tout professionnel comptable et financier de mener à bien sa mission. Le but de ce manuel est bien évidemment l’optimisation du service comptable au sein de la société. À la fois, c’est un outil de contrôle interne, de gestion, de planification, de formation et de communication incontournable. Il contient toutes les informations indispensables à l’obtention de l’information financière, et du classement des pièces justificatives/saisie des données au processus d’élaboration de l’annexe. Le manuel des procédures, comme son nom l’indique, renferme toute description des opérations comptables, mais aussi des procédures des opérations liées au fonctionnement du système de gestion comptable mis en place par l’ensemble du personnel comptable : modalités de traitement et saisies des pièces justificatives, outils informatiques employés dans la gestion, procédures d'inventaire, règles d’évaluation, options comptables retenues, plan de comptes utilisé... Dans un environnement plutôt complexe quant à l’évolution sans cesse des référentiels et arrêtes comptables, le document des procédures et d’organisation vise surtout à fiabiliser et homogénéiser les traitements quotidiens et périodiques.
Comment rédiger un manuel des procédures et d’organisation comptable ?
Pour la rédaction d’un tel document, il convient avant tout de se baser sur la simplicité, mais surtout l’efficacité. Il doit être suffisamment détaillé, mais pas trop pour que le document ne soit pas trop décourageant. Ce manuel des procédures comptables doit également être mis à jour régulièrement étant donné que les procédures comptables peuvent évoluer dans le temps. Dans de nombreuses entreprises, il est organisé en trois niveaux : saisie des opérations, révision et contrôle interne. Il ne faut pas non plus négliger les étapes de l’élaboration du document sur les procédures et organisations comptables : recueil des informations, traitement des données, validation et diffusion, suivi et évaluation.
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