Quand envoyer votre lettre de relance ?

Lettre de relance

La mondialisation et les avancées technologiques ont contraint la population de tous les pays à interagir entre eux. Cette interaction se manifeste par un échange de produit ou de prestation entre plusieurs entités. Toute interaction est matérialisée par un contrat qui réglemente l’étendue de la prestation. Au cas où le contrat fait l’objet d’une entorse, une partie peut émettre une lettre de relance. Un bon nombre de personnes ignorent quand envoyer une lettre de relance.

Les conditions d’émission d’une lettre de relance

Une lettre de relance peut-être envoyée, si auparavant, il y a eu un contrat entre la partie émettrice et le destinataire de la lettre. L’existence du contrat ne suffit pas pour émettre une lettre de relance car il faut aussi constater l’inexécution de la prestation par l’une des parties. La prestation est généralement le paiement du prix d’une marchandise ou d’une prestation intellectuelle déjà effectuée. Avant d’émettre une lettre de relance, la partie émettrice a l’obligation de se référer aux stipulations contractuelles. En effet, elle doit procéder à une vérification de la date de paiement énumérée dans le contrat. Elle doit s’assurer que l’envoi de la lettre de relance se fera exactement après l’expiration de la date convenue dans le contrat et qui a été signé par les parties. Concernant l’adresse d’envoi de la lettre de relance, cette dernière doit être envoyée directement au dernier domicile connu de la personne morale ou physique concernée. La lettre de relance est émise en principe par le cocontractant qui a été victime de la non-exécution de la prestation de la part de l’autre partie. Il existe deux modes d’émission de la lettre. D’une part, la lettre de relance peut être émise directement par la partie elle-même. D’autre part, elle peut être confiée à une tierce personne: soit à un avocat, soit à un établissement spécialisé dans le recouvrement. Dans ce dernier cas, le tiers doit se munir d’un mandat et informer le destinataire de la lettre de relance qu’il s’agit au nom et pour le compte d’autrui, c’est-à-dire, au nom de la personne émettrice. Pour plus d’information, voir ici les guide pour les recouvrements de relance-facture.

Le contenu d’une lettre de relance

Une lettre de relance n’est en aucun cas remise à son destinataire par hasard ou par plaisir. Une lettre de relance doit être claire et précise afin d’atteindre son objectif. En effet, elle doit contenir les diverses informations qui justifient son envoi. De prime abord, le numéro du contrat doit être inscrit sur la lettre pour faire remarquer au destinataire qu’il figure parmi les parties prenantes du contrat. Ensuite, il faut également insérer le dernier délai convenu par les parties pour l’exécution de leurs prestations respectives. À remarquer que cette date figure dans le contrat initial. En outre, le montant initial de la facture, ainsi que le reste à payer par le débiteur doivent être notés sur la lettre de relance. Pour finir, la lettre de relance doit contenir une formule qui demande à son destinataire de s’acquitter de sa dette et de procéder au règlement ou au paiement de la somme restante et ce dans les plus brefs délais.

Solution en cas d’une lettre de relance infructueuse

La lettre de relance est une simple lettre adressée à un client afin de lui demander de régler sa dette. Cette lettre est émise à titre de rappel. Elle est dépourvue de valeur juridique sauf si elle est un préalable à une poursuite judiciaire. Dans ce cas, elle devient une lettre de « mise en demeure ». Concernant la simple lettre de relance, le débiteur n’est pas légalement tenu d’exécuter la demande inscrite sur la lettre de relance. Par conséquent, en cas de refus du débiteur d’exécuter sa prestation, la personne qui a émis la lettre peut saisir les juridictions compétentes et intenter une action en justice sur la base du contrat initial entre les parties et non à la base de la lettre de relance émise.