Les pièces comptables justificatives : appuie et conservation

Pour toute opération de comptabilité, les pièces comptables justificatives revêtent d’une importance capitale, car sans elles, il est pratiquement impossible de procéder à une écriture comptable et que l’entreprise pourrait être confrontée à un redressement fiscal. Il se pourrait même que sa comptabilité soit rejetée. Donc, les entreprises sont donc tenues de bien conserver toute pièce justificative, soit en originale soit en copie.

Quelques précisions sur les pièces comptables justificatives

Les pièces comptables justificatives sont plus qu’importantes pour optimiser l’organisation de la comptabilité au sein d’une entreprise. En effet, l’interprétation de ces pièces permet de mener à bien la traduction comptable. Une pièce justificative, on peut la définir comme étant un document daté permettant d’appuyer une écriture comptable. Elle peut justifier, soit une seule écriture comptable, soit un ensemble d’opérations. Par ailleurs, une pièce comptable justificative peut être établie par l’entreprise elle-même (par exemple l’élaboration des factures de vente) ou provenir d’une tierce personne (par exemple des factures d’achat ou facture fournisseur). Eh oui, ce sont les factures qui sont les pièces justificatives les plus courantes en comptabilité, mais on peut aussi en constater d’autres, comme les relevés bancaires, listing informatique, bulletin de paie, l’instrumentum, statuts d’une société, procès-verbal d’une assemblée générale, et ainsi de suite.

Classement des pièces justificatives

Pour mieux classer toute pièce comptable justificative, l’entreprise est libre de choisir le mode de classement qu’elle souhaite tant que c’est efficace. De plus, il n’y a aucune règle spécifique concernant le classement des pièces comptables justificatives dans le plan comptable général. Il convient de veiller à ce que la méthode utilisée puisse permettre à l’entreprise d’accéder à tout moment à la pièce comptable justificative recherchée. Plus le mode de classement est efficace, plus la liaison entre les pièces justificatives et les écritures comptables soit optimale. Pour y parvenir, l’entreprise pourra opter pour le mode de classement par ordre chronologique, par ordre alphabétique ou par exercice comptable pour une liaison efficace.

Comment conserver les pièces comptables justificatives ?

Toutes les pièces justificatives, selon le Code de commerce, doivent être conservées pendant 10 ans. Du coup, il y a quelques règles à respecter concernant la conservation des pièces comptables justificatives :

Lorsque les pièces justificatives sont réalisées ou reçues via des supports informatiques, l’entreprise n’aura d’autres options que de les conserver sous leur format d’origine pendant au moins 3 ans. Une fois les 3 ans dépassés, l’entreprise pourra enfin les conserver, soit en format papier, soit en format électronique, soit les deux en même temps. Lorsque l’entreprise a réalisée ou a reçue des pièces justificatives sous forme de papier, elle peut les conserver sous cette forme ou les numériser pour ensuite les stocker sur des supports informatiques à condition de respecter les contraintes techniques imposées par la législation fiscale.