Pourquoi choisir de dématérialiser ses factures fournisseurs ?

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À l’ère digitale, le document numérique prend de plus en plus de place face au document papier. C’est par exemple le cas de la dématérialisation des factures. Il faut dire qu’à notre époque, les PME doivent désormais réaliser cette étape pour pouvoir progresser. La dématérialisation peut concerner les pièces comptables. Les fournisseurs qui collaborent avec l’État par exemple ont pour obligation de dématérialiser leurs factures.

Dématérialisation des factures fournisseurs : en quoi consiste-t-elle ?  

Concernant la dématérialisation des factures fournisseurs, il existe trois formes possibles. L’envoi par adresse électronique d’une facture en format PDF est le plus basique de tous. Il s’agit ici d’une dématérialisation même si le traitement après réception du mail (enregistrement comptable, paiement des fournisseurs, etc.) reste toujours manuel. Une autre forme un peu plus avancée consiste à lire automatiquement les factures à l’aide d’un logiciel. Ce dernier peut les lire en format papier ou électronique. L’avantage de cette technologie est qu’elle facilite le travail du comptable. Les factures s’intègrent alors automatiquement dans le système de comptabilité pour accélérer le traitement et le paiement du fournisseur. Pour une dématérialisation complète, toutes les différentes étapes se réalisent électroniquement. Pour cela, le fournisseur envoie sa facture électroniquement par un système EDI (acronyme d’Échange de Données Informatisées). Ce dernier est une plateforme du fournisseur en ligne qui vérifiera son identification et enregistrera automatiquement sa facture. Cette technologie le paiera également à une date bien définie. Si vous recherchez des détails concernant ces différentes formes de dématérialisation, le site getyooz.com vous l’expliquera parfaitement.

Dématérialisation des factures concernant les marchés publics

Depuis quelques années, les entreprises qui travaillent avec l’État ont pour obligation de dématérialiser leurs factures. Pour l’envoi de ces dernières, elles doivent s’inscrire sur une plateforme appelée : « Chorus Pro ». Que ce soit les TPE ou les PME, elles doivent toutes entrer sur ce portail pour pouvoir collaborer avec l’État. À remarquer qu’il ne s’agit pas d’une obligation, mais cela, aide les entreprises à évoluer progressivement vers le numérique. En effet, certains hésitent encore avec la dématérialisation des factures. Concernant ce dernier, avec la loi instaurée en 2017, il est maintenant possible de dématérialiser les différents documents fournisseurs. Pour cela, plusieurs prestataires vendent en ligne de nombreux logiciels ou services pour faciliter la tâche.

Avantage de dématérialiser ses factures fournisseurs

Mis à part la réglementation, la dématérialisation des factures fournisseurs a pour avantage de faciliter la gestion de différents documents d’une entreprise. De plus, elle est très utile dans les différents services existants. Dans le domaine comptable par exemple, elle est plus utilisée pour dématérialiser les factures fournisseurs, mais aussi les notes de frais. Mais il est également possible de l’utiliser pour les autres documents existants et les pièces justificatives. Mais, quelle que soit son utilisation, elle permettra d’organiser le travail plus méthodiquement et accélèrera les tâches d’une entreprise. De plus, elle permet d’éviter les erreurs de saisie. Comparé à la gestion des documents sur papier par exemple, il y a un gain de temps. L’impression sur papier, l’organisation de ce dernier nécessite beaucoup de temps et peut mobiliser de nombreux salariés. À côté de cela, une fois les factures dématérialisées (aucune dépense sur l’impression), il suffit d’un logiciel adéquat pour les traiter rapidement. Mais, quel que soit le type de document à réaliser, ce type d’évolution ne se réalise pas du jour au lendemain. Il est conseillé de faire appel à un professionnel dans le domaine pour vous aider à trouver le bon outil correspondant à vos besoins. Pour la dématérialisation des factures fournisseurs par exemple la signature électronique est vitale. Il s’agit ici d’une sécurité, mais aussi un signe de légalisation de votre facture. Vous devrez alors trouver un logiciel correspondant à ce besoin.